Архивное дело

Учет и хранения документов

Система «Архивное Дело» — комплексное решение для автоматизации учета и хранения архивных документов. Она полностью соответствует российскому законодательству, ГОСТам и методическим требованиям Росархива, а также сложившимся практикам делопроизводства и архивной работы.

«Архивное Дело» работает с бумажными и электронными документами, создавая единый электронный архив.

Встроенные функции:

• ведение дел
• учет документов
• контроль сроков хранения
• подготовка актов
• отчетные формы
• выделение к уничтожению

Начиная с версии 6.1 система «Архивное дело» реализована в виде веб-приложения на «ЭОС Платформе» и готова к эксплуатации в полностью импортонезависимой среде. Конфигурация «Архивное дело» для системы «ЭОС Платформа» включена в Реестр российского ПО (запись № 12896 от 21.02.2022).

«Архивное Дело» — ваш надежный инструмент для эффективного управления архивным хранением документов и автоматизации процессов, соответствующий современным требованиям архивного дела.

Какие задачи решает?

Полный цикл архивной работы

Система обеспечивает автоматизацию архивной работы в соответствии с действующими нормами и ГОСТами. Поддерживается учет дел и документов, контроль сроков хранения, выделение к уничтожению, а также подготовка необходимых актов и отчетных форм.

Электронный архив подлинников

Система позволяет эффективно управлять, учитывать, хранить и использовать любые виды архивных документов, будь то бумажные и электронные подлинники.

Ведение номенклатуры дел

Автоматизирована подготовка и утверждение номенклатуры дел всей организации и структурных подразделений. Реализована возможность загрузки номенклатуры из файлов, созданных в табличном редакторе, передача сформированной номенклатуры в систему электронного документооборота (СЭД).

Прием и передача дел на архивное хранение

Формирование и подготовка дел для передачи в архив, систематизация и топографирование, а также включение их в годовые разделы сводных описей.

Экспертиза ценности документов

Документирование результатов экспертизы ценности документов с возможностью автоматического отслеживания дел с истекающими и истекшими сроками хранения.

Архив научно-технической документации

Система предлагает ключевые функции для удобного управления научно-технической документацией (НТД). Архив НТД позволяет создавать и структурировать документы по фондам, обеспечивая быстрый доступ к материалам. Инструменты контроля версионности документов гарантируют безопасность информации и защиту интеллектуальной собственности.

Печатные формы

Автоматизированное формирование типовых печатных форм в соответствии с нормативными актами в сфере архивного дела и делопроизводства.

Поиск

Эффективный поиск дел и документов по множеству параметров, включая текстовые файлы и штрих-коды, с возможностью создания и сохранения пользовательских запросов.

Ролевой подход

Система предлагает различные ролевые модели доступа к функциям: «Архивариус», «Делопроизводитель», «Читатель», каждая из которых имеет свой набор доступных функций.

Несколько архивов в одной системе

Поддержка работы с несколькими независимыми архивами с разграничением доступа через назначение соответствующих прав пользователей.

Работа с электронными подлинниками

Долговременное хранение электронных подлинников с организацией доступа к рабочим экземплярам. Ведение реестра, формирование визуализаций в формате PDF/A-1, проверка целостности массива электронных документов.

Интеграция с другими системами

Интеграция с информационными системами, включая синхронизацию справочников и экспорт/импорт баз документов, а также с системами оперативного делопроизводства и электронного документооборота (СЭД).