Услуги и решения

Электронные архивы

ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ДОКУМЕНТОВ

Основываясь на многолетнем опыте, на сегодняшний день предлагается два основных решения для организации электронных архивов: корпоративный документальный сервер eDocLib и система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Оба решения разработаны компанией «Электронные Офисные Системы».

Система eDocLib представляет широкий набор легко настраиваемых инструментов для создания электронного архива файлов и документов. Возможности гибкого конфигурирования структуры хранимых метаданных обеспечивают легкость и простоту адаптации электронного архива eDocLib под нужды конкретной организации и соответствующие объекты хранения (например, финансовые документы, проектная документация, организационно-распорядительные документы и т.п).

Платформа eDocLib позволяет обеспечить своевременный и удобный доступ к корпоративной информации, структурировать и повысить эффективность взаимодействия сотрудников. Помогает перейти от разрозненных информационных систем, бумажных архивов и файловых «помоек» к единому, надежному и упорядоченному хранилищу. Внедрение ЕСM-решения eDocLib позволяет выявить и устранить «узкие места» в информационных потоках и повысить эффективность работы сотрудников, подразделений и организации в целом.

eDocLib – это система управления информационными ресурсами организации, средство для повышения эффективности работы предприятия.

Платформа eDocLib относится к классу ECM-систем (от английского Enterprise Сontent Management – программные продукты, в основу которых положены процессы автоматизации управления информацией независимо от того, в какой форме она представлена).

Широкие возможности конфигурирования платформы eDocLib позволяют автоматизировать самые разнообразные задачи, создавать различные пользовательские модули, прописывать правила обработки любых, даже очень специфических информационных объектов, конструировать нестандартные документы, записи, картотеки, рубрикаторы, справочники, а в итоге – создавать прикладное решение, учитывающее все тонкости работы конкретного предприятия. Причем все это – без программирования.

Платформа eDocLib – инструмент для оптимизации внутренних управленческих процедур и одновременно комфортная среда для коллективной работы. Разработчики изначально пошли по пути создания максимально простого и интуитивно понятного интерфейса. Чтобы освоить продукт, сотрудникам будет достаточно опыта работы с офисными приложениями, а некоторые возможности системы напоминают привычные функции популярных социальных сетей.

Важным преимуществом eDocLib является ее масштабируемость. Она подойдет как для предприятий малого бизнеса, так и для крупных корпораций с территориально распределенной структурой. Особенность eDocLib заключается в ее интегрируемости со стандартными офисными приложениями Microsoft.

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» — это тиражируемый, «коробочный» продукт, который автоматизирует весь комплекс работ для архива организации в соответствии с действующими нормами и стандартами, в том числе формирование отчетных форм, утвержденных Росархивом и передачу дел на хранение в государственные и муниципальные архивы.

«АРХИВНОЕ ДЕЛО»:

  • Полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий;
  • Удобный интерфейс;
  • Архив электронных документов;
  • Web-доступ;
  • Поточное сканирование.

Особенности:

  • Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации;
  • Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов;
  • Учет различных видов документов;
  • Хранение не только карточек документов, но и электронных образов документов (текстов и отсканированных изображений);
  • Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов;
  • Удаленный (через Интернет/Интранет) доступ пользователей к электронным образам дел и документов с гибким разграничением прав;
  • Формирование основных отчетных форм, утвержденных Росархивом.

Поддержка деятельности служб ДОУ организации:

  • Составление номенклатуры дел;
  • Оперативное хранение дел;
  • Подготовка дел для передачи на архивное хранение.

Ввод документов в систему:

  • Регистрация дел и документов – создание архивных регистрационных карточек (АРК) дел и документов;
  • Приём исполненных документов из системы «ДЕЛО» или любой другой системы автоматизации делопроизводства для формирования и оформления дел;
  • Формирование (систематизация документов внутри дела) и оформление дел (единиц архивного хранения);
  • Возможность настраивать систему классификации дел и документов в архиве;
  • Возможность работы с электронными образами (файлами) документов;
  • Использование технологии поточного сканирования документов для перевода бумажного архивного фонда в электронный вид, поддерживаемый системой;
  • Топографирование хранилища документального архивного фонда, учет свободного места в архивохранилищах;
  • Автоматизированная подготовка номенклатуры дел;
  • Создание номенклатурных заголовков дел в соответствии со схемой классификации, определенной для каждого фонда;
  • Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел. Поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом следующих классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного;
  • Учёт и контроль движения дел, ведение карты-заместителя на выданные дела;
  • Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению.

Поиск дел и документов в архиве:

  • Формирование поисковых запросов по любым реквизитам (и их сочетанию) АРК;
  • Сохранение, просмотр и корректировка сохраненных поисковых запросов;
  • Поиск и отображение списка дел и документов по сформированным поисковым запросам;
  • Сортировка, удаление, ведение статистики найденных записей в результирующей таблице;
  • Печать результата поиска;
  • Поиск дел и документов по штрих-коду.