Система электронного документооборота (СЭДО) в Администрации ЯНАО

Осенью 2006г. наша компания выиграла тендер на создание системы электронного документооборота и делопроизводства в Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа.

К реализации данного проекта приступили 22 ноября 2006г. В рамках данного проекта предполагалось выполнение нескольких стадий работ:

• информационное обследование;
• конфигурирование и установка Системы в Департаментах;
• создание Notes-сети;
• подключение электронно-цифровой подписи;
• обучение пользователей.

Реализуемый проект был направлен на достижение следующих целей:

• создание единого информационного пространства, объединяющего сотрудников органов исполнительной власти ЯНАО на уровне общих деловых процессов;
• повышение эффективности управления за счет подключения к работе в систему всех сотрудников органов исполнительной власти ЯНАО;
• сокращение циклов прохождения документов и времени исполнения контрольных функций;
• обеспечение максимальной прозрачности процесса обработки документов и заданий;
• обеспечение возможности оперативного контроля всех стадий управленческих бизнес-процессов;
• сокращение времени поиска информации, необходимой Руководству для принятия управленческих решений;
• сокращение оборота бумажных документов, обеспечение экономии людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов.

По результатам информационного обследования, проведенного на объектах автоматизации, были разработаны Рекомендации по совершенствованию технологии документооборота и построению архитектуры СЭДД и Проект инструкции по ЭДО с применением Системы в электронно-бумажной среде.

В ходе реализации данного проекта система электронного документооборота и делопроизводства была внедрена в Аппарате Губернатора ЯНАО, Департаменте стратегического развития, информационных ресурсов и систем управления ЯНАО, Департаменте экономики ЯНАО, Департаменте по труду и социальной защите населения ЯНАО.
Были приобретены такие системы семейства Company Media, как: «СМ-Делопроизводство», «СМ-Портал».

Результатами работ стало:

• сконфигурированная, установленная и настроенная для работы система;
• обучение 100% пользователей;
• разработанные документы:
  • сетевой проект;
  • регламент сопровождения Сети на базе Lotus Notes/Domino;
  • проект инструкции по Электронному документообороту с применением Системы в смешанной электронно-бумажной среде;
• в системе работает более 200 пользователей;
• налажено межведомственное взаимодействие между структурными подразделениями.