Система электронного документооборота (СЭДО) в Администрации г. Новый Уренгой.

Зимой 2006г. наша компания выиграла тендер на развитие системы электронного документооборота и делопроизводства в Администрации г. Новый Уренгой.

В результате проведенного информационного обследования Заказчика было выявлено, что существующая СЭДД используется неэффективно. Кроме того, не используется модуль СМ-Управление планированием.

Согласно решению городской думы муниципального образования  г. Новый Уренгой №91, от 22.12.05г о внесении изменений в структурную схему управления исполнительных органов муниципального образования города Новый Уренгой включено тридцать девять подразделений — управлений, комитетов, отделов. Семь из них являются самостоятельными юридическими лицами. Движение документов, регистрируемых в Приемных Мэра, Заместителей Мэра, руководителей департаментов и управлений производится между многими подразделениями Администрации.
Делопроизводители приемных вынуждены были вести двойную регистрацию документов в старых, еще используемых, журналах и во внедренной системе. Что значительно повышало нагрузку на сотрудников.

Целью развития СЭДД являлось полное включение подразделений Администрации в работу с электронным документооборотом. Подключение новых рабочих мест к модулям «СМ-Делопроизводство», «СМ-Планирование», «СМ-Обращение граждан» обеспечило полноценную работу по документам и их отправку в подразделения. Наличие локально-вычислительной сети позволило подключить к Системе не только подразделения, находящиеся в здании Администрации, но и территориально удаленные Департаменты, Комитеты и Управления.

В 1 квартале 2007г. компанией «ПРАЙМ ГРУП» были выполнены работы по развитию системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Новый Уренгой.

Реализуемый проект был направлен на достижение следующих целей:

• обновление ядра системы Active Frame 2.5 до версии Active Frame 3.2 на сервере Lotus Domino;
• корректировка иерархического справочника по именам, отражающего структуру или географию организации на этапе перехода с версии 2.5 на версию 3.2;
• обновление структур баз данных системы Company Media;
• установка и подготовка к работе имеющихся у Заказчика рабочих мест (РМ) в соответствии с версией Company Media 3.2. Инициализация системы на универсальных и специализированных рабочих местах в Lotus Notes;
• установка генератора отчетов для пользователей СМ-Делопроизводство;
• поставка дополнительных лицензий и переконфигурирование системы для увеличения числа рабочих мест.

В результате выполненных работ по проекту Заказчик получил:

• обновленную корпоративную СЭДД на базе платформы Company Media  версии 3.2;
• установленные и настроенные базы данных, а так же увеличение числа рабочих мест в количестве 150 рабочих мест, включающих новые модули системы, такие как СМ-Планирование 3.2 и СМ-Портал 3.2;
• дополнительно установленные клиентские рабочие места Company Media версии 3.2 на компьютерах пользователей.